7 estrategias de contenidos para eventos virtuales

Es importante que aprendas a crear estrategias de contenidos para eventos virtuales porque, si algo positivo ha demostrado 2020, es la relevancia de la tecnológica a todos los niveles. Aunque casi en todo el mundo se está adaptando a la «nueva normalidad», aun no resulta totalmente seguro hacer encuentros presenciales.

Además, si estás comenzando, tal vez te convenga organizar tus eventos vía online. Esto implica una menor inversión en general. Quizá simplemente el pago de alguna plataforma virtual de streaming y videoconferencias, pero lo más seguro es que sean menores los costos. Aparte de que es una medida de prevención para evitar aglomeraciones de personas.

Por estas razón, es necesario que tengas preparadas tus estrategias de contenidos para eventos virtuales. Ten en cuenta que muchas otras empresas tomarán este camino y, probablemente, encuentres varias de tu mismo sector. Así que tienes que diseñar un plan muy original y atractivo para estar al nivel de los otros, y superarlos.

Beneficios de los eventos virtuales

Antes de profundizar en las distintas estrategias de contenidos para eventos virtuales, tienes que conocer algunos beneficios que puedes obtener si las aplicas correctamente. De entrada, realizar eventos vía streaming te supondrá:

• Obtener datos en tiempo real: estos eventos virtuales son una fuente de información que te permitirá conocer mejor al consumidor. Puedes hacer networking y crear relaciones de calidad. Además, esta proximidad con la audiencia te ayuda a generar leads de calidad. Además, sabrás qué tanto les interesa el encuentro, porque podrás ver quiénes se quedan y los que se desconectan antes de que acabe.
• Participación sin fronteras: no todos tienen las posibilidades de asistir a eventos en espacios físicos que estén en otro país. Pero si los realizas de forma virtual, abres la oportunidad a que personas de otras partes del mundo puedan participar. Tienes la ventaja de poder captar clientes potenciales de otras latitudes.
• Reciclas contenidos: al ser eventos virtuales, tienes la oportunidad de compartirlos en tu canal de Youtube, blog o site. La idea es que quien no pudo verlo en vivo y realmente esté interesado pueda visualizarlo. Para ellos, puedes pedir un registro y así tienes datos del usuario. Además, puedes sacar contenidos derivados de ese primer material.
• Puedes colocar hipervínculos: este tipo de eventos te da la posibilidad de dirigir a los usuarios justamente a donde deseas. Tal vez tu blog, página web, landing page o a tus  redes sociales. En un encuentro presencial, puedes sugerirles que visiten determinado sitio web, pero hay más probabilidades de que se les olvide. En cambio, de este modo, con un simple enlace pueden realizar la acción.

Descubre las estrategias de contenidos para eventos virtuales más atractivas

Es momento de que conozcas algunas estrategias de contenidos para eventos virtuales que te servirán de guía para estructurar las tuyas. Ten siempre presente que si no cuentas con buenas técnicas, difícilmente tendrás éxito. Toma nota a los siguientes puntos y aplícalos en tu plan:

1.- Organízate con tiempo

La organización es fundamental y clave en este tipo de eventos, no creo que quieras que el usuario se lleve una mala experiencia. El hecho que sea una actividad virtual, no implica que no deba ser planificada y preparada con la formalidad requerida.

Tienes que definir previamente y con claridad cual será el temario de lo que se tratará. Así como los ponentes, quién será el moderador y todo lo relacionado con el contenido de tu evento. Esto es lo que motivará a los usuarios a participar en el encuentro que organices.

2.- Domina la tecnología

Debes tener muy presente la importancia de contar con un buen software que te permita desarrollar tu evento sin problemas, tanto como si se tratara de las instalaciones físicas. Recuerda que en este caso, la experiencia de navegación que tenga el usuario es la que te interesa satisfacer.

Si tu evento va a contar con la participación de diferentes ponentes, es indispensable que todos dominen la plataforma que escojas. Lo recomendable es que previamente realicen pruebas para evitar cualquier inconveniente para ese día.

También es necesario que los asistentes aprendan a usar el programa por el cual se transmitirá el evento. Para ello, puedes incorporar en tu estrategia de contenidos un tutorial de cómo usarlos. Y algunas recomendaciones para que el vídeo tenga la mejor calidad posible. Esto le servirá también a los expositores. Y no te olvides de compartirlo con todos.

3.- Trabaja con una landing page

Las páginas de destino son excelentes aliadas para para captar a los usuarios que deseen participar en el evento. Su objetivo es lograr la conversión de los visitantes que, en este caso, se convertirían en asistentes y en posibles futuros clientes.

¿Por qué es recomendable incluirla en tu estrategia de contenidos? Porque la landing page será un espacio que estará exclusivamente dedicado a tu evento. El usuario puede llegar a ella mediante un anuncio o un banner que vio en otra web. Una vez se dirija a esta página, podrá obtener mayor información sobre la actividad virtual e inscribirse.

¡Eso sí! debes estructurarla adecuadamente con una hero image llamativa, un texto breve pero preciso y una llamada a la acción clara. Es importante que recuerdes que aquí solo darás una breve introducción del evento, la información detallada la presentarás en otros canales.

4.- Campaña de email marketing

El email marketing está asociado a la landing page, puesto que en estos casos, las páginas de destino suelen usarse para el registro del usuario. Y entre los datos solicitados, no debe faltar el correo electrónico. Este es el canal más efectivo y directo para mantener la comunicación con los participantes.

De este modo, puedes comenzar la campaña de tu evento virtual a través del envío de correos electrónicos. Lo primero que debes hacer en enviarle un mensaje a los usuarios que se registraron. En él le confirmarás que su registro fue exitoso y le darás la bienvenida.

Después le puedes enviar una newsletter en la que le des a conocer más detalles sobre el evento. También es importante que en un tercer correo apliques el paso 2, enviándole un tutorial de cómo usar el programa o plataforma con la que trabajarán ese día.

¡Ah! y no se te olvide aprovechar todos los datos obtenidos de cada participante para segmentar tu lista de contactos. Esto es clave, porque es lo que permitirá que tu campaña sea relevante para cada uno de ellos. Ten presente que no quieres participantes de un día, sino clientes fidelizados, y con esto lo puedes conseguir.

5.- Publicítalo en redes sociales

Sácale el mayor provecho a las redes sociales, son excelentes para complementar tus estrategias de contenidos para eventos virtuales. Puedes usar los perfiles sociales de tu empresa para publicitar la actividad que realizarás. Pero no satures el feed con esta información, se trata de anunciarlo estratégicamente.

Usar técnicas de social media puede ayudarte a captar más participantes en caso de que aún no llegues a la cantidad estipulada. Recuerda que las diferentes redes sociales, ya sea Facebook, Instagram, Twitter, entre otras,  gozan de un alto alcance.

Puedes asociar tus publicaciones diarias al evento que vas a realizar. ¿Cómo hacerlo? Si colocas una post sobre marketing para pymes, puedes finalizar diciendo que el día del encuentro este tema será profundizado. Es una forma de motivar a los usuarios interesados a participar.

6.- Alíate con influencers

Algo que está estrechamente relacionado a las redes sociales y que no puedes dejar por fuera es la alianza con influencers. Tienes que analizar muy bien el perfil de cada uno de los que quieres incorporar en tu estrategia de contenidos.

Por ejemplo, si tu evento trata sobre medicina, debes buscar a médicos y especialistas influyentes en estas plataformas digitales. Ellos serán una especie de embajadores de tu actividad y sus seguidores probablemente se animen a participar, puesto que ellos lo recomiendan.

Está en tus manos llegar a un acuerdo con los influencers, establece desde el inicio si esta colaboración será por intercambio o remunerada. De cualquier modo, esta es una opción ideal para potenciar toda la estrategia de contenidos que diseñaste para este evento.

7.- Realiza un streaming del evento, pero también facilítalo en diferido

Uno de tus objetivos es mantener presente el evento en la mente de los participantes. Seguramente, será parte de tu campaña de email marketing. Pero todo esto se reforzará el día del acto mediante un streaming que puedes compartir en tus redes sociales.

Esta retransmisión en directo es la mejor forma de conseguir difusión durante la celebración del encuentro virtual. Sin embargo, una vez realizado, lo más inteligente es que ofrezcas el evento en diferido en tu página web y lo difundas en redes sociales o a través de campañas de emailing.

Tal vez no cuentes con una cámara profesional para hacer la grabación. Pero actualmente la mayoría de los dispositivos móviles cuenta con buenas cámaras. Asegúrate de que tu equipo tenga la capacidad grabar y gestionar todo lo relacionado al evento.

¿Listo para crear tus estrategias de contenidos para eventos virtuales? Ya tienes toda la información y las recomendaciones necesarias para ponerte manos a la obra.

Pero si quieres ayuda adicional, en Antevenio te ofrecemos nuestro servicio de Branded Content y Content Marketing para que tu marca tenga más visibilidad en medios relevantes.