Qué es Zoom y cómo puedes usarlo: guía práctica

En la actualidad, cada día son más comunes las videoconferencias y una de las aplicaciones más usadas en este momento, es Zoom. De hecho, es una de la líderes del mercado debido a su gran potencial. En la era digital el teletrabajo aumenta su popularidad y Zoom se vuelve una gran alternativa para estar comunicados.

Esta herramienta permite la interacción virtual entre equipos de trabajo y es usada hasta por grupos de amigos. Es una excelente aliada cuando la distancia no permite realizar reuniones presenciales. Como se trata de una conexión de vídeo, esta forma hace que la comunicación parezca mucho más humana en comparación con el email o la mensajería instantánea.

Lo mejor de todo, es que puede ser usada por equipos pequeños, medianos y grandes. Esto con la finalidad de mantenerse informados sobre el flujo de trabajo diario. No cabe duda de que hoy en día no estar en una oficina no es sinónimo de lejanía ni de objetivos no cumplidos.

¿Qué es Zoom?

Hablar de Zoom es hacer referencia a un servicio de videoconferencia basado en la nube. Gracias a esta plataforma se pueden efectuar reuniones virtuales tanto por vídeo, como usando solo audio. Todo esto ocurre en vivo. Sin embargo, también ofrece la opción de grabar esas sesiones para verlas luego.

Para formar parte de estás reuniones solo debes disponer de un ordenador, un móvil o una tablet, lo fundamental es que cuente con cámara y conexión a Internet. La aplicación utiliza dos servicios que son conocidos como Zoom Meeting y Zoom Room.

En el primer caso, se trata de videoconferencia alojada en la plataforma. Mientras que la segunda opción, es la configuración del hardware físico con el que se programan y realizan conferencias.

¿Sabes en qué consiste su potencial y por qué dice ser líder en el mercado? Esta herramienta ha demostrado que ofrece todo lo necesario para que la distancia no dificulte la realización de las actividades. Cada vez serán más las empresas que se sumen al home office y seguramente optarán por este medio para comunicarse.

Cuáles son las principales características de Zoom

Es cierto que este no es el único servicio con el que puedes realizar videollamadas, pero cuenta con unas características únicas. Y es sumamente necesario que las conozcas para que sepas con todo lo que puedes trabajar. Los tres principales aspectos a destacar de Zoom son:

1. Reuniones individuales: te da la oportunidad de organizar reuniones individuales ilimitadas, incluso con el plan gratuito.
2. Videoconferencias grupales: el plan gratuito te permite realizar videoconferencias de hasta 40 minutos y 100 participantes. Mientras que si compras el complemento «reunión grande», pueden conectarse hasta 500 personas.
3. Compartir pantalla: puedes reunirte de forma individual (uno a uno) o con grupos amplios y compartir tu pantalla con ellos, así podrán verte.

Aprende a usar Zoom

Ahora que ya conoces la información general de esta aplicación, es momento de que aprendas cómo usarlo. Seguramente, te será muy útil para mantener una buena comunicación, independientemente de si es con tu equipo de trabajo o con tus amigos.

1.- Descargar la aplicación

Tienes la opción de descargar la versión para escritorio que está disponible para Windows, Mac y Linux. Asimismo, puedes tenerlo en tu móvil si cuentas con sistema operativo iOS o Android. Con cualquiera de estas alternativas puedes unirte a una reunión sin iniciar sesión, aunque también puedes ingresar con tu cuenta de Zoom, Google, Facebook o SSO.

Una vez hayas descargado la aplicación, podrás iniciar una reunión o unirte a una. Además, tendrás la posibilidad de compartir tu pantalla en una sala de este servicio ingresando la ID de la evento. Si lo deseas, puedes silenciar o activar el micrófono, iniciar o detener el vídeo, invitar a más participantes, cambiar tu nombre, chatear e iniciar una grabación en la nube.

Ten en cuenta que la aplicación de escritorio posee más funciones tales como la grabación local, la creación de encuestas, transmitir en vivo en Facebook, entre otras.  La versión gratuita para móvil también ofrece muchas funciones interesantes.

2.- Acceder desde el navegador

Si no deseas descargar la aplicación también puedes ingresar directamente desde tu navegador. Aunque resulta un poco más complicado, no es imposible hacerlo. Puedes unirte a una reunión utilizando un enlace de cliente web, el cual te suministrará el organizador.

Otra herramienta que te permite iniciar o programar una reunión, es una extensión para el navegador que sueles usar. Puede ser de Chrome o un complemento en Firefox que te permiten agendar una reunión a través de Google Calendar. Esta es una buena alternativa para aquellas personas que usan un portátil de trabajo en las que no pueden instalar ninguna aplicación.

3.- Registrarse

Inicia seleccionando el navegador o la aplicación descargada y luego presiona «Regístrese». Te solicitarán tu cuenta de correo electrónico de trabajo o personal, sino puedes iniciar sesión a través de Google o Facebook. Posteriormente, arrojará un mensaje donde te pedirá permiso para enviarte recursos como vídeos de productos y guías prácticas.

Solo debes darle clic en “Confirmar” o “Establecer preferencias”. Esta última opción te da la posibilidad de determinar cada cuanto vas a recibir los correos electrónicos. Puede ser una vez a la semana, una vez al mes o nunca. Después de este paso, debe llegar un email de confirmación a tu bandeja de entrada.

Abre el correo, y dale clic en “Activar cuenta” o, también, puedes pegar el enlace de confirmación en su navegador. Una vez hagas esto, te llegará otro mensaje donde tienes que completar la creación de la cuenta con tu nombre y una contraseña segura. Luego te dará la opción de invitar a tus colegas a crearse una cuenta. Pero, si por el momento no lo deseas, solo debes hacer clic  en “Omitir este paso”.

4.- Usarlo desde la versión web

¿Vas a usarlo desde la aplicación web? Si es así, tienes que saber cómo funciona la plataforma para facilitarte la navegación a través de este servicio de videoconferencia. Las principales funcionalidades de Zoom son:

• Inicio. Aquí podrás iniciar una nueva reunión, unirte a una llamada actual, programar un evento futuro o compartir tu pantalla. Además, en el lado derecho verás una lista de verificación de próximas reuniones. En la esquina superior derecha hallarás un menú desplegable para realizar cambios como tu disponibilidad o foto de perfil.
• Chat. Te permite hacer un seguimiento de cualquier conversación que tengas entre contactos. También puedes marcar las conversaciones favoritas para acceder fácilmente o navegar por las recientes. Otra opción es “Solicitudes de contacto”, verás si alguien solicitó unirse a tu directorio. Mientras que en «Archivo» estará todo lo compartido entre contactos.
• Reuniones. Presenta un resumen organizado por fechas de las reuniones que se aproximan. Si quieres programar una nueva solo debes hacer clic en el signo «+», lo que te ofrece muchas más alternativas.
• Contactos. Puede realizar un seguimiento de los colegas y compañeros de clase que agregas a la plataforma. Adicionalmente, en la parte izquierda verás lo siguiente: contactos destacados, externos y en la nube. Si quieres agregar un nuevo contacto o canal, solo debes hacer clic en el signo «+».

5.- Emplearlo desde la app móvil

Cabe destacar que la aplicación de Android, iPhone o iPad es diferente a la web. La realidad es que brinda una versión más práctica y simple que la de la plataforma online. Si piensas trabajar con la app móvil, entonces es necesario que sepas la siguiente información:

• Integración de “Inicio y Chat”. En este caso, ambas secciones aparecerán juntas como dos pestañas de escritorio. Puedes hallar las opciones principales en la parte superior tales como «Nueva reunión», «Unirse», «Programar» y «Compartir pantalla». Luego, podrás ver el historial reciente de llamadas y chat, así como las solicitudes de contacto pendiente. En el ícono de estrella, podrás ver tus favoritos y si presionas el del lápiz te permitirá redactar un nuevo mensaje.
• Pestaña de “Reuniones”. También te muestra una lista de los eventos venideros. Si quieres, puedes iniciar una llamada, enviar una invitación o editar una reunión actual. Ahora si vas a comenzar una reunión individual, dirígete a “ID de reunión personal”. Dale clic a «una próxima reunión» para ver los detalles o eliminarla por completo.
• Opción “Contactos”. En este caso es semejante a la versión de escritorio. Aquí puedes enumerar a tus contactos favoritos o a cualquier otro en el directorio de tu empresa. Dale clic al símbolo «+» que está en la esquina superior derecha para abrir un menú emergente que te permite agregar un contacto, crear un nuevo canal o unirte a uno público.
• Configuración.  Aquí puedes realizar cambios en tu cuenta. Solo tienes que tocar tu nombre en la parte superior de la pantalla y te permite actualizar tu foto de perfil, nombre a mostrar o modificar tu contraseña. Como te puedes ver es muy similar a la mayorías de las opciones de configuración de las aplicaciones o plataformas digitales.

Ya sabes todo lo necesario para trabajar con Zoom. Solo es cuestión de que te animes a comunicarte a través de este servicio tan popular. Y si necesitas ayuda con tus estrategias de marketing digital para llevar a cabo tus videoconferencias, puedes contar con nosotros. En Antevenio te ayudaremos a conectar con los usuarios que tu marca necesita.