¿Qué es la metodología SCRUM? Guía práctica con ejemplos

Como se aprecia en la imagen superior, la metodología SCRUM es la más utilizada por los equipos que apuestan por las metodologías ágiles. Pero no es la única. De hecho, hay algunas que forman parte del hype del mundo startup  desde hace unos años:

• Kanban. Que destaca por ser el sistema de gestión de procesos más visual.
• Extreme Programming (XP). Una metodología que se centra en adaptarse a los habituales cambios de requisitos en lugar de tratar de definirlos previamente.
• Lean startup. Un sistema que se centra en la experimentación impulsada por hipótesis para medir el progreso de un proyecto. Permite mejorar con el feedback de los clientes y el aprendizaje validado, es decir, lo que se ha aprendido.

Scrum, es, por tanto, una metodología ágil. Y, como tal, centra todo en el desarrollo de un conjunto tareas y procedimientos dirigidos a la gestión de proyectos. Lo que caracteriza a las metodologías ágiles es que evolucionan con el tiempo y se desarrollan con equipos multidisciplinares.

La ventaja de adoptar metodologías ágiles en tus proyectos

Así, las metodologías ágiles son una de las claves de éxito de las empresas que lanzan una apuesta decidida por la transformación digital. Más que nada porque con ellas se gana en flexibilidad e inmediatez dado que adaptan la forma de trabajo a las cambiantes condiciones de cada proyecto.

Todo ello no sólo permite reducir costes e incrementar la productividad. Además, da un vuelvo a la manera de gestionar los proyectos en un mundo VUCA dominado por los siguientes principios:

1. V de Volatilidad.
2. U de Incertidumbre, uncertainty en inglés.
3. C de Complejidad.
4. A de Ambigüedad.

Qué es la metodología Scrum

La metodología Scrum fue definida por Ikujiro Nonaka y Takeuchi a principios de los 80. Lo hicieron en un estudio en el que analizaron la manera de desarrollar nuevos productos de empresas tecnológicas como Fuji-Xerox, Canon, Honda, NEC, Epson, Brother, 3M o Hewlett-Packard.

Para Nonaka y Takeuchi la nueva forma de trabajo en equipo se parecía al avance en formación de melé de los jugadores de rugby. De ahí su nombre ya que melée se traduce como scrum en inglés.

Así, Scrum es un modo de trabajar en equipo en el que el resultado se produce de forma incremental. Para lograrlo se establecen periodos cortos de trabajo en los que se sigue un mismo patrón. Y se ha demostrado que es aplicable a todo tipo de empresas, no sólo las de raíz tecnológica.

Pasos para incorporar Scrum

¿Quieres comenzar a aplicar la metodología SCRUM? Para ello, lo primero es que entiendas el proceso y todos los elementos que intervienen. Básicamente hay 3 pasos que debes tener en cuenta:

1. El punto de partida es una lista de objetivos que deben priorizarse. Esta fase es esencial ya que dependiendo de lo que se priorice serán necesarios unos u otros requisitos. Será esta priorización la que determine las posteriores interacciones así como las entregas. El equipo que la realiza es el que determinará, también, qué tareas son necesarias y cómo se asignan los trabajos entre los miembros.
2. Los sprints. La metodología SCRUM se caracteriza porque se ejecuta en bloques de tiempo periódicos y cortos. Se denominan sprints y son la base del método. Cada sprint dura entre 2 y 4 semanas y da un resultado completo. Este será un entregable. Todos los sprints tienen un formato idéntico. Para que funcionen debe existir una comunicación continuada. Además, se representan los avances de manera visual.
3. Feedback y reflexión. Al terminar cada ciclo se presenta el resultado para se aprobado o rechazado. Es el momento de que el equipo involucrado reflexione sobre cómo se ha trabajado en el sprint, lo que ha ido bien y mal y, sobre todo, cómo mejorarlo.

Como ves, la metodología SCRUM se centra en la repetición de estos ciclos, los sprints, que tienen la siguiente estructura:

1.- Planificación de sprint

Antes de comenzar un sprint es necesario contar, por tanto, con la lista de objetivos. Y asignar a cada miembro del equipo sus tareas. Es la base de la planificación de cada sprint. Así, antes de empezar el cliente define los requisitos que se deben cumplir.

Esta selección debe ser aceptada por el equipo que, posteriormente, elabora la lista de tareas que se van a realizar en cada interacción con el fin de conseguir los requisitos planteados.

2.- Sprint diario

Cada día tiene que realizarse una reunión para evaluar el estado del proyecto. Se conoce como Daily Standup y el objetivo es que todo el mundo conozca el grado de desarrollo de las tareas de los demás. Para ello se toma como referencia la reunión del día anterior.

Para que no pierdan su sentido, estas reuniones deben ser muy cortas. Suele establecerse una duración de entre 5 y 15 minutos. Por eso, algunas empresas han decidido que las reuniones se realicen de pie. Eso sí, es obligatorio que durante la reunión se paren de realizar otras tareas para centrarse en ella. Y los que aplican la metodología al dedillo plantea que debe hacerse siempre a la misma hora y en el mismo lugar.

De esta manera, cada jornada del sprint todos los integrantes del equipo estarán informados sobre los aspectos esenciales: qué problemas han surgido, cómo se van a sortear, qué problemas pueden surgir,… Para conseguirlo se suelen plantear las siguientes cuestiones:

1. ¿Qué ha hecho cada participante desde la última reunión de sincronización?
2. ¿Qué van a hacer a partir de este momento?
3. ¿Con qué problemas se ha enfrentado o piensa que puede tener?

Una de las claves del éxito de la metodología SCRUM es que durante los sprints no se realizan cambios que afecten al objetivo. Todo tiene que ir alineado con la lista de requisitos inicialmente planteada.

3.- Revisión de sprint

Una vez que se haya terminado un sprint se realiza una reunión de revisión. El objetivo es conocer lo que se ha conseguido y analizar si es necesario realizar cambios de cara a próximos sprints. A esta reunión debe acudir todo el equipo y, si se considera necesario, otras personas que puedan tener voz sobre el proyecto. Las revisiones de sprints suelen tener la siguiente estructura:

1. Se explica lo que se ha hecho y aquello a lo que no se ha llegado.
2. Posteriormente, el equipo debate sobre los problemas que han surgido y cómo se han resuelto.
3. Se plantean nuevos sprints decidiendo entre todos lo que se va a hacer a continuación.
4. Es importante revisar las fechas de finalización del proyecto en base a los cambios que se han producido. Se plantea la revisión de tiempo, presupuesto y mercado para la próxima entrega prevista del producto.

4.- Retrospectiva del sprint

La metodología SCRUM se centra en la mejora continua. Por eso, esta reunión de retrospectiva del sprint es fundamental. En ella, el equipo trabaja los siguientes aspectos:

• Una revisión de cómo funcionó el sprint en lo referente a las personas implicadas y las herramientas utilizadas.
• Se identifican los errores y se definen las potenciales mejoras que los subsanen.

Herramientas básicas para la metodología Scrum

Scrum es una metodología ágil que necesita de una serie de herramientas para dar resultado. Si quieres adaptarla deberás conocer en profundidad los siguientes documentos:

• Product Backlog: Es el documento en el que se incluyen todas las asignaciones, necesidades y funcionalidades del proyecto.
• Sprint Backlog: Sirve para definir las tareas de cada miembro del equipo y asignar el tiempo necesario para cada una de ellas.
• Daily Scrum: Se trata del seguimiento diario que se hace a las tareas asignadas.
• Burn Down: El documento con el control en el que se detalla la evolución de las tareas y los requerimientos hasta llegar a la entrega final.

Los 4 principales roles de Scrum

Para que este método funcione se han establecido una serie de roles que son los que garantizan que el método se cumple. Hay 3 roles principales y uno auxiliar. Son los siguientes:

A.- Product owner

Se trata de la persona que está en contacto directo con el cliente. Por tanto, tiene una tarea importante como interlocutor con todos los stakeholders del proyecto. Es quien conoce las peticiones y requerimientos de los clientes. Pero su labor más importante es maximizar el valor del trabajo del equipo de desarrollo.

Sólo debe haber un product owner para que los sprints funcionen. Tiene la responsabilidad de mantener el Product Backlog bien estructurado, detallado y priorizado.

B.- Scrum Master

Es el responsable de que la metodología Scrum sea comprendida y aplicada en la empresa. Es el manager de Scrum. Por eso, su principal labor es ayudar en la adopción de esta metodología en todos los equipos. Para ello, no sólo formará al equipo sino que, también, debe ser el facilitador en todas las reuniones. Sus tareas básicas son:

1. Gestionar el proceso Scrum para que aporte valor a la organización que lo adopta.
2. Eliminar impedimentos.

C.- Equipo de desarrollo

Se trata de las personas encargadas de realizar las tareas. Debe ser un equipo multifuncional y autoorganizado y tienen la responsabilidad compartida de haber realizado el trabajo o no haberlo conseguido. De ahí que no se debe intervenir en sus dinámicas de funcionamiento. Es el equipo el que decide gestionarse internamente de una manera concreta. Y, por eso, tendrá que rendir cuentas como uno solo.

D.- Stakeholders

Existen unos roles auxiliares que son aquellos que  no tienen un rol formal y no se involucran en el proceso. Pero que, sin embargo, su opinión debe ser tomada en cuenta. Pueden ser desde expertos en negocio que pueden asesorar hasta clientes o proveedores. Algunos de ellos participan durante la revisión del sprint.

La metodología Scrum es una de las tecnologías ágiles que están modificando la manera de trabajar no sólo las estrategias de negocio sino todas las áreas de una organización. En Antevenio somos especialistas en marketing digital desde hace más de 30 años. ¿Necesitas que te ayudemos en la definición de tus estrategias de marketing digital?