10 pasos para elegir correctamente el CRM ideal para tu empresa

¿Sabes cuál es el CRM ideal para tu empresa en estos momentos? Las empresas deben estar en constante evolución si quieren tener éxito y no fracasar. La revolución tecnológica ha traído muchos cambios tanto para pequeñas como para grandes empresas. Y sólo el que mejor se adapte será el que sobreviva.

Un cambio tecnológico viene dado cuando se detecta una necesidad u oportunidad dentro de una compañía. No obstante, y para adecuarte al presupuesto, es necesario un análisis de cada una de las opciones en juego. Esto significa que no todos los departamentos van a tener las mismas necesidades y que los programas tecnológicos tampoco van a responder a todas ellas.

Una de las necesidades prioritarias para las empresas en estos momentos es la buena gestión de los departamentos de marketing y comunicación. Esto ocurre porque el cliente se ha convertido en el elemento más trascendente a la hora de planificar cualquier estrategia dentro de una empresa. El cliente es el centro de cualquier estrategia eficaz.

Todo lo que hagas debe estar destinado a que el cliente esté satisfecho. Por eso, cuanto más conozcas a tu target, mejor cubrirás sus necesidades, Y los resultados serán mucho más efectivos para tu compañía. Por eso, los CRMs (Customer Relationship Management) se están convirtiendo en la prioridad de muchas marcas.

¿Qué es un CRM?

Por sus siglas en inglés se conoce como Customer Relationship Management System. Es decir, una aplicación que se centra en las interacciones que tienen los clientes con la empresa. Por eso es tan importante definir el CRM ideal para tu empresa.

La información que recibe una compañía de todos sus clientes y leads es de tal volumen que necesita gestionarse de algún modo. La solución es precisamente un CRM. Un software que permitirá a tu empresa registrar todas las interacciones que se producen y llevar a cabo un seguimiento minucioso de sus resultados.

Además de tener toda la información de tus clientes bien gestionada existe otra necesidad por la que cada vez la lucha es mayor entre todas las empresas: Fidelizar a los clientes y recibir continuamente su feedback. El objetivo es conseguir responder a todo lo que el cliente necesita y que dure en el tiempo.

Estas aplicaciones ayudan a las empresas a segmentar su audiencia y, así, llegar más fácilmente a su público objetivo. Pero, además de esto, un CRM logrará:

• Centralizar la información.
• Aumentar la productividad comercial.
• Realizar campañas de marketing específicas.
• Disponer de los datos de tu negocio en tiempo real.
• Agilizar y mejorar la atención de tus clientes.

¿Qué debes tener en cuenta para elegir el CRM ideal para tu empresa?

Lo primero de todo consiste en observar las necesidades que tiene tu empresa. Pero hay muchos más factores que determinan una buena o mala elección de CRM. Así, llegar al CRM ideal para tu empresa pasa por dar los siguientes 10 pasos:

1.- Define bien tus objetivos

Con las necesidades en la mano debes preguntarte sobre los objetivos a cumplir y mejoras a realizar en cada área. Es importante que conozcas cuáles son los objetivos de todos los departamentos y las prioridades de la empresa. Esto es clave para elegir el software de CRM ideal para tu empresa.

Si conoces de antemano cada objetivo, podrás escoger el software que dé respuesta a lo que deseas lograr. Cada herramienta CRM dispone de distintas características y servicios, y muchas de ellas ni vas a usar. Así que, analiza las funcionalidades que te ofrece cada CRM y compáralas con tus objetivos, de manera que puedas escoger la opción que más se ajuste a lo que buscas.

2.- Ajusta tu presupuesto al CRM que necesitas

Este es un punto fundamental que ayudará en la elección del CRM ideal para tu empresa. Se trata de una inversión importante no sólo a nivel económico. Ten en cuenta que de su funcionamiento dependerá gran parte del éxito de tus futuras acciones en marketing digital.

Por eso, debes considerar tanto las características y funcionalidades del software como el precio. Aunque pueda parece algo de sentido común, lo cierto es que la mayoría no mira estos aspectos. Lo común es buscar el sistema que más funcionalidades y beneficios ofrece, porque quieres un software que haga todo.

Sin embargo, aunque ése es el sueño de cualquier empresa, no existe un software que lo haga todo. Además, el CRM adecuado no es el que más hace, sino el que hace lo que tú necesitas.

Por eso es importante comenzar por preparar un presupuesto adecuado a tus necesidades y por el que puedas pagar el software. La adopción de un CRM no sólo requiere de la compra. También debes tener en cuenta la implementación, mantenimiento y formación de tus trabajadores.

Igualmente, es importante que analices los beneficios que te pueda reportar a largo plazo mediante su uso en la empresa. Si eres una pequeña empresa, lo aconsejable es que empieces por lo básico. Si más tarde necesitaras una opción mejor, puedes escoger módulos de CRM con más características y funcionalidades.

3.- Cumple con los requisitos mínimos

Para la elección de un CRM es necesario cumplir con algunos requisitos mínimos. Un CRM da respuesta sobre los diferentes clientes que tienes. Por ello, es necesario que dispongas de una web corporativa, de una adecuada presencia en redes sociales y, por supuesto, tener una base de datos de todos tus clientes.

4.- Analiza los equipos tecnológicos en uso de tu empresa

Realizar un análisis previo de lo que tienes en tu empresa ayudará a que elijas de forma más acertada tu software CRM. Incidirás en puntos específicos acerca de dónde comenzar, cómo adoptar el CRM, con qué se debe integrar, etc.

No hacer este paso o no hacerlo bien convierte a tu empresa en un «Frankenstein» de tecnologías con decenas de conectores que implica altos costes y procesos de mantenimientos cada vez más complejos. Además de depender en exceso del proveedor.

5.- Involucra a todos los trabajadores en el CRM

Tanto en la decisión de adoptar un software CRM como en la información acerca del mismo, tus trabajadores deben estar implicados. La desinformación genera desconfianza en la plantilla. Además, si desconocen las funcionalidades del software, después lo utilizarán incorrectamente.

Para evitar esto, deberás invertir tiempo y dinero en la formación de todo tu equipo profesional, de manera que aprovechen el potencial que ofrece esta inversión.

Igualmente, es recomendable que los interesados de cada área y agentes de cambios de la organización, opinen, sugieran y participen en este proceso. Escucha sus sugerencias y, en la medida de lo posible, inclúyelas en la estrategia y en el proceso de adopción para dar con el CRM ideal para tu empresa.

Finalmente, debes reflexionar sobre la capacitación de cada área para que tengan una actitud positiva en la adopción del CRM. Hazles ver que es una decisión necesaria. Para ello, explica los beneficios de obtenerlo y cómo todas las partes ganan.

6.- Cambia hacia un software CRM intuitivo y fácil de usar

Los cambios son parte de la vida de toda empresa y debes estar preparado en cada momento para lo que venga. Las empresas deben pensar en el hoy y también en el mañana o estarán más cerca de fracasar. Ocurre lo mismo con la estrategia tecnológica.

Los procesos y softwares que no están preparados para cambiar quedarán obsoletos. Adaptarse al cambio es indispensable para que una empresa sobreviva. El cambio es parte de la estrategia de cualquier negocio. El problema es que no todos los usuarios se adaptan de igual manera a estos cambios.

Es por ello, que debes tener en cuenta la facilidad de uso. Una opción para no precipitarte en tu decisión es sacar el máximo partido de versiones de prueba usando a grupos reducidos de usuarios capaces de valorar la accesibilidad y la facilidad de uso del nuevo producto.

7.- Comprueba que sea compatible con tu sistema

A la hora de adoptar el nuevo software de CRM, debes comprobar que se adapta perfectamente con el resto de sistemas empleados en la empresa.

No sólo para evitar que sea un caos su interconexión. También, y aún más importante, para contar con un buen soporte y equipo IT para controlar estos aspectos. También es aconsejable que pidas un informe técnico detallado al proveedor de cómo funcionan las adaptaciones del software a los distintos sistemas tecnológicos con los que trabajas en tu empresa.

8.- Especifica los requisitos a cumplir de tu CRM

Mediante el conocimiento específico de lo que deseas conseguir con tu CRM, puedes filtrar los candidatos. Los que no cumplen con las expectativas simplemente se eliminan. Igualmente, y si hay funcionalidades que no sirven para tu negocio, también se eliminan.

Define lo más detalladamente posible los casos de uso asociados con los procesos críticos de tu negocio. Este paso es muy importante. Es la forma de adaptar el CRM a tu negocio y no al revés. La única manera de dar con el CRM ideal para tu empresa.

Aunque pueda parecer una tontería, conocerlo de antemano influye directamente en los costes al lograr reducirlos. Sólo pagas por lo que realmente necesitas. Una buena opción para probar antes de comprar es solicitar una demo de cada módulo que elijas.

9.- Trata de elegir un software escalable

Este paso influye directamente en la elección del CRM ideal para tu empresa. No es lo mismo una empresa pequeña que una grande. Tampoco sus necesidades. Por eso, el CRM tiene que adaptarse al tamaño de la compañía.

Además, si la empresa empezara a crecer, es trascendente tener en cuenta que este CRM cuente con módulos adaptables o nuevas funcionalidades que respondan a lo que puede llegar a necesitar tu empresa. Por eso, normalmente, las soluciones cloud suelen ser mucho más escalables que las de escritorio.

10.- Mide y evalúa los resultados

Este último punto es imprescindible para las mejoras que tengas que realizar. Debes planificar la frecuencia de los análisis y mediciones que realizarás de tu software. Así como evaluar los avances y el cumplimiento de los objetivos. Algunos de los puntos recomendados a evaluar son:

• El uso que dan los usuarios al CRM.
• Los resultados por área involucrada.
• Los resultados globales de la organización.

Cuantas más variables midas mejor, pero céntrate en base a lo que querías conseguir en un principio cuando marcaste tus objetivos iniciales. Trata de no desviarte y no te agobies con más indicadores de los necesarios. Sólo así podrás construir el CRM ideal para tu empresa.